Der Aufbau eines skalierbaren Vertriebsprozesses im industriellen Umfeld

PALETTEN-SERVICE Hamburg (PSH) vertreibt Holzpaletten und Logistiklösungen an produzierende Unternehmen sowie Logistikbetriebe, überwiegend in Deutschland. Die wichtigsten Ansprechpartner im Vertrieb sind dabei Einkäufer in Industrieunternehmen sowie teilweise Logistik- oder Betriebsleiter. Die Zielgruppen waren klar definiert, doch erfolgte die Neukundengewinnung lange Zeit hauptsächlich über bestehende Kontakte, Empfehlungen und individuelle Recherche. Dieser Ansatz funktionierte im Tagesgeschäft, war jedoch nur begrenzt skalierbar.

Potenzielle Kunden wurden in der Regel manuell identifiziert. Vertriebsmitarbeitende recherchierten Unternehmen über Google, prüften deren grundsätzliche Passung und versuchten anschließend, die zuständigen Ansprechpartner zu finden. Für diese Aktivitäten wurden im Vertrieb regelmäßig feste Zeitfenster reserviert, typischerweise zwei Tage pro Woche mit jeweils rund drei Stunden, sofern es die Kapazitäten zuließen.

Gerade bei größeren Organisationen stellte sich dabei häufig die Herausforderung, die richtigen Entscheider zu identifizieren. Oft führte der erste Kontakt zunächst über zentrale Telefonnummern oder allgemeine Ansprechpartner, bevor der zuständige Einkäufer erreicht werden konnte. Auch die Recherche nach direkten Kontaktdaten erforderte zusätzliche Zeit.

Unterstützende Tools für Leadgenerierung oder Kontaktanreicherung waren zu diesem Zeitpunkt nicht im Einsatz. Kontakte und Vertriebsaktivitäten wurden über bestehende Systeme sowie ergänzend über Excel-Listen dokumentiert. Der Prozess erforderte einen vergleichsweise hohen manuellen Aufwand und bot nur eingeschränkte Möglichkeiten für eine systematische Skalierung.

PSH suchte daher nach einer Lösung, die vor allem die Recherche nach passenden Unternehmen und relevanten Ansprechpartnern effizienter gestaltet und gleichzeitig eine strukturierte Ansprache potenzieller Neukunden ermöglicht, idealerweise ohne zusätzliche Komplexität in der bestehenden Systemlandschaft. Ursprünglich stand dabei insbesondere eine Datenbanklösung für die Lead-Recherche im Fokus.

Seit Juli 2025 setzt PALETTEN-SERVICE Hamburg Venta AI aktiv im Vertrieb ein und hat damit erstmals einen strukturierten Outbound-Prozess etabliert. Nach einem gemeinsamen Onboarding wurden zunächst Zielbranchen definiert, Ideal Customer Profiles (ICP) festgelegt und konkrete Entscheiderrollen – insbesondere Einkäufer sowie Logistik- und Betriebsleiter – systematisch adressiert. Ziel war es, potenzielle Kunden gezielt zu identifizieren und die Ansprache entlang klar definierter Kriterien aufzubauen.

Auf dieser Grundlage wurden bislang 20 Kampagnen umgesetzt, die sich jeweils an klar segmentierte Zielgruppen richteten. Relevante Unternehmen werden über Venta AI identifiziert, passende Ansprechpartner innerhalb dieser Organisationen recherchiert und anschließend über strukturierte Kampagnen angesprochen. Für den Versand nutzt PSH eine gemeinsam konfigurierte zentrale Sales-Mailbox, über die E-Mails mit definierten Tageslimits versendet werden, um eine stabile Zustellbarkeit sicherzustellen.

Die Einführung eines strukturierten Outbound-Prozesses zeigte bei PALETTEN-SERVICE Hamburg schnell messbare Effekte. Besonders die gezielte Ansprache der richtigen Ansprechpartner führte zu einer konstanten Resonanz auf die Kontaktaufnahmen. Über alle Kampagnen hinweg lag die durchschnittliche Antwortrate bei rund 7 %, während einzelne Kampagnen deutlich stärker performten und Antwortraten von bis zu 31 % erreichten. Das zeigt, dass die Kombination aus präziser Zielgruppenauswahl und direkter Ansprache relevanter Entscheider gut funktioniert.

PSH schätzt dabei besonders die Möglichkeit, Outreach strukturiert und wiederholbar umzusetzen. Mehrstufige Kampagnen mit geplanten Follow-ups lassen sich zentral steuern, wodurch potenzielle Kunden auch zu einem späteren Zeitpunkt erneut erreicht werden können, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand im Vertrieb zu verursachen. So bleibt der Prozess konsistent und planbar.

Neben der direkten Resonanz bewertet PSH den Erfolg von Venta AI vor allem anhand mehrerer Faktoren: der Zeitersparnis im Vertrieb, der Anzahl entstehender Geschäftsmöglichkeiten sowie des daraus resultierenden Umsatzpotenzials. Besonders die deutlich schnellere Identifikation der richtigen Ansprechpartner ermöglicht es dem Vertriebsteam, mehr Zeit in Gespräche, Angebotsprozesse und bestehende Kunden zu investieren.

Insgesamt zeigt sich, dass der neu etablierte Outbound-Prozess nicht nur zu stabilen Antwortraten führt, sondern auch dazu beiträgt, Vertriebskapazitäten effizienter einzusetzen und neue Marktpotenziale systematischer zu erschließen.