Die All-In-One Lösung für erfolgreiche Kaltakquise

Lotaro setzt in der Kaltakquise auf eine Multi-Channel-Strategie aus LinkedIn, Telefon und E-Mail mit einem hohen Qualitätsanspruch: Jeder Kontakt soll persönlich und individuell angesprochen werden. Dafür prüfte das Team pro Lead, ob ein inhaltlicher Match mit den eigenen Dienstleistungen besteht und formulierte einen passenden, personalisierten Aufhänger. Dieser Prozess dauerte durchschnittlich rund 10 Minuten pro Kontakt und war damit wenig skalierbar.

Nach dieser Vorbereitung wurden Kontakte auf LinkedIn vernetzt und parallel telefonisch sowie per E-Mail kontaktiert. Für jeden Kanal kamen separate Tools zum Einsatz: eines für LinkedIn, eines für die Recherche von Kontaktdaten und ein weiteres für den E-Mail-Versand. Da diese Systeme nicht miteinander verbunden waren, mussten Kontakte manuell synchronisiert werden, was zusätzlichen Aufwand verursachte.

Hinzu kam eine technische Herausforderung im E-Mail-Kanal: Automatisierte Nachrichten wurden nicht zuverlässig zugestellt und landeten teilweise im Spam, wodurch Rückmeldungen ausblieben.

Lotaro suchte daher nach einer Lösung, die das personalisierte Messaging automatisiert und skalierbar macht, gleichzeitig alle Kanäle bündelt und sich nahtlos in das bestehende HubSpot-CRM integriert, um den gesamten Vertriebsprozess zentral zu steuern.

Lotaro entschied sich für die Einführung von Venta AI aufgrund mehrerer Faktoren:

1. Skalierbares, KI-basiertes Messaging

Der wichtigste Faktor war die Möglichkeit, die hochgradig personalisierte Ansprache zu automatisieren. Statt jede E-Mail manuell zu formulieren, erstellt Venta AI individuell vorbereitete Nachrichten auf Basis von Unternehmensprofil, Rolle und Kontext. So bleibt die Kommunikation persönlich und relevant, während der Zeitaufwand pro Kontakt massiv reduziert wird.

2. All-in-One-Plattform für die gesamte Kaltakquise

LinkedIn, E-Mail und Telefon werden in einem zentralen Workflow vereint. Kombinierte LinkedIn- und persönliche E-Mail-Kampagnen lassen sich nahtlos umsetzen, ohne mehrere Tools parallel betreiben oder Kontakte manuell synchronisieren zu müssen.

3. Speziell optimierte E-Mail-Infrastruktur für Kaltakquise

Die Zustellbarkeit wird kontinuierlich überwacht und verbessert. Durch den Einsatz mehrerer E-Mail-Adressen pro Absender sowie intelligent optimierter Nachrichten wird sichergestellt, dass Kampagnen zuverlässig zugestellt werden und nicht im Spam landen.

4. Tiefe Integration in HubSpot

Unternehmen, Kontakte und Aktivitäten werden automatisch synchronisiert und anhand der Lifecycle-Stages abgeglichen. Bestandskunden werden ausgeschlossen, sämtliche Interaktionen zentral dokumentiert und der gesamte Vertriebsprozess transparent im CRM abgebildet.

Lotaro setzt Venta AI seit sechs Monaten aktiv im Vertrieb ein und hat in dieser Zeit sechs Kampagnen für unterschiedliche Branchen umgesetzt. Als Grundlage der Nutzung wurde eine tiefe Integration in das HubSpot-CRM vorgenommen. Über den automatischen Abgleich der Lifecycle-Stages wird sichergestellt, dass keine Bestandskunden oder bereits bekannten Kontakte angesprochen werden.

Auf dieser Basis realisiert Lotaro kombinierte LinkedIn- und E-Mail-Kampagnen, ergänzt um telefonische Kaltakquise. Zielgruppen und personalisierte Nachrichten werden KI-gestützt vorbereitet, Kontakte bei Bedarf mit Telefonnummern angereichert und vor Versand manuell geprüft und freigegeben. Alle Aktivitäten werden anschließend automatisch im CRM synchronisiert.

Das Cold-Calling-Team greift direkt im HubSpot auf die vorbereiteten Leads zu und führt strukturierte Follow-ups durch – kanalübergreifend, zentral gesteuert und skalierbar.

Die mit Venta AI umgesetzten Kampagnen überzeugten durch eine intelligente Individualisierung der Ansprache. Die durch die KI vorbereiteten Nachrichten waren in den meisten Fällen direkt einsetzbar und wirkten weder spammig noch generisch. So konnte Lotaro seine hochwertige, personalisierte Kaltakquise erstmals skalierbar umsetzen, ohne jeden Kontakt manuell recherchieren und formulieren zu müssen.

Die Ergebnisse unterstreichen diesen Effekt: 15 % der kontaktierten Leads antworteten, 3 % direkt mit konkretem Interesse.

Gleichzeitig lagen die durchschnittlichen Kosten pro Lead bei rund 150 Euro – und damit deutlich unter dem definierten Zielwert von 250 Euro. Im Vergleich zu alternativen Kanälen wie LinkedIn Ads oder externen Cold-Calling-Anbietern erwies sich Venta AI damit als signifikant kosteneffizientere Lösung.

Durch die Automatisierung des personalisierten Messagings und die Konsolidierung des gesamten Prozesses in einem einzigen Toolstack konnte Lotaro zudem eine Zeitersparnis von rund 90 % erzielen.

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